Chính sách đổi trả hàng hóa tại kênh hiện đại (MT) đóng vai trò quan trọng trong việc gia tăng lợi thế cạnh tranh cho nhà sản xuất. Tuy nhiên, cơ chế này cũng đặt ra nhiều thách thức trong quản lý và vận hành đối với cả nhà bán lẻ và nhà sản xuất. Brands Vietnam đã trao đổi với chị Lý Ngọc Phương – cựu Quản lý Kế hoạch Chiến lược tại Wilmar CLV và hiện là giảng viên BRAND Camp – để làm rõ hơn về vấn đề này.
Nguyên nhân phổ biến dẫn đến việc đổi trả hàng hóa tại kênh MT
Theo chị Phương, việc đổi trả hàng hóa phát sinh từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Một số lý do phổ biến bao gồm hàng bị lỗi, rách bao bì hoặc có vấn đề về chất lượng. Ngoài ra, hàng bán chậm dẫn đến tình trạng cận ngày sử dụng cũng là nguyên nhân thường gặp. Những vấn đề này có thể được phát hiện ở nhiều điểm khác nhau trong chuỗi cung ứng.
Ở phía người tiêu dùng, sau khi mua và sử dụng sản phẩm, họ có thể phát hiện lỗi và mang hàng đến đổi tại các cửa hàng kênh MT. Trong khi đó, nhân viên kênh MT có thể phát hiện hàng lỗi trong quá trình kiểm tra, quản lý tồn kho tại trung tâm phân phối (DC) hoặc cửa hàng, từ đó tổng hợp danh sách và gửi yêu cầu trả hàng cho nhà cung cấp.
Nguyên nhân đổi trả cũng có thể bắt nguồn từ quá trình bảo quản, vận chuyển hoặc luân chuyển hàng hóa không đúng cách. Chất lượng bao bì không đạt yêu cầu, nắp bị hở hoặc độ chịu lực của bao bì không phù hợp cũng là những yếu tố ảnh hưởng. Bên cạnh đó, sức bán kém do yếu tố thị trường hoặc mùa vụ cũng dẫn đến hàng tồn và phát sinh đổi trả. Một số trường hợp khác liên quan đến thay đổi trong hoạt động của kênh MT như cửa hàng đóng cửa, ngừng kinh doanh một số mặt hàng hoặc không còn khả năng xử lý lượng hàng tồn. Ngoài ra, chất lượng sản phẩm cũng có thể bị ảnh hưởng từ hệ thống sản xuất của nhà cung cấp.
Phân định trách nhiệm và chi phí đổi trả giữa nhà cung cấp và nhà bán lẻ
Chị Phương cho biết việc phân định trách nhiệm và chi phí phát sinh trong đổi trả hàng hóa mang tính tương đối. Một số trường hợp có thể xác định nguyên nhân rõ ràng, trong khi một số khác thì khó xác định.
Ví dụ, với các sản phẩm như chai nước tương hay dầu ăn, có thể dễ dàng nhận biết tình trạng rò rỉ, thùng carton bị ướt hay nhãn sản phẩm bong tróc. Với sản phẩm sữa, hộp bị phồng thường liên quan đến vấn đề vi sinh bên trong. Những trường hợp này thường được xác định là trách nhiệm của nhà cung cấp.
Ngược lại, các yếu tố liên quan đến thị trường như sức mua giảm, hàng hóa trên kệ bán chậm dẫn đến tồn hàng từ các đợt nhập trước thì trách nhiệm khó xác định. Trong trường hợp này, nhà cung cấp và kênh MT thường thương lượng để chia sẻ chi phí hoặc nhà cung cấp hỗ trợ toàn bộ nhằm duy trì quan hệ hợp tác lâu dài.
Việc đổi trả hàng hóa giữa nhà cung cấp và các chuỗi kênh MT diễn ra phổ biến và thường xuyên. Do đó, quy trình và thủ tục đổi trả cần được chuẩn hóa. Các chuỗi MT lớn đều quy định rõ ràng các điều khoản đổi trả trong trade term, bao gồm các vấn đề phổ biến như hạn sử dụng còn lại của hàng trên kệ, hỗ trợ chi phí xử lý hàng hỏng, hàng cận date.
Trong một số trường hợp, hàng hóa không được thu hồi mà được xử lý trực tiếp bởi chuỗi MT, chi phí được tính theo tỷ lệ hàng hủy, thường quy đổi thành phần trăm trên doanh thu mua vào.
(Phần nội dung về các trường hợp ngoại lệ không được đề cập trong bài viết gốc.)
Kết luận
Chính sách đổi trả hàng tại kênh MT là yếu tố quan trọng giúp nhà sản xuất nâng cao lợi thế cạnh tranh nhưng cũng đòi hỏi quy trình quản lý chặt chẽ và sự phối hợp hiệu quả giữa nhà cung cấp và nhà bán lẻ để giảm thiểu rủi ro và chi phí phát sinh.